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Breve guida alla posta certificata

Si ricorda che la PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico. Per ogni messaggio inviato il Gestore del servizio di posta certificata fornisce al mittente una ricevuta, che costituisce la prova legale dell’avvenuta accettazione della spedizione e, successivamente, una seconda ricevuta a riprova dell’avvenuta consegna del messaggio nella casella PEC del destinatario. Le ricevute riportano la firma digitale del gestore, contengono anche il riferimento temporale e costituiscono la prova legale dell’avvenuta trasmissione del messaggio e dei suoi allegati.

L’invio di una e-mail certificata garantisce pertanto la data e l’ora di spedizione e di ricezione, oltre che la provenienza e l’integrità del suo contenuto.
Dal punto di vista legale equivale ad una Raccomandata con avvisodricevimento.

La predetta casella PEC dell’Ente può anche ricevere una e-mail generica non certificata, ma in tal caso non sussistono più i requisiti per essere considerata una Raccomandata A/R.



L’e-mail e la Posta Elettronica Certificata

Email

L'e-mail è ormai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo scambio di comunicazioni. La posta elettronica o e-mail (acronimo di Electronic Mail) è un mezzo di comunicazione in forma scritta via Internet.
Il principale vantaggio dell'e-mail è l'immediatezza.
I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. "Certificare" l'invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione.
Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.
Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.



Normativa

7/05/2009 - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 maggio 2009 (PDF) - Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini.
Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 25 maggio 2009, n. 119.



DPR 11 febbraio 2005 che disciplina l’utilizzo della PEC

Il DPR 11 febbraio 2005, n. 68 (G.U. 28 aprile 2005, n. 97) (PDF) disciplina le modalità di utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati
cittadini. In sintesi le novità contenute nel provvedimento

  • nella catena di trasmissione potranno scambiarsi le e-mail certificate sia i privati, sia le PA.
    Saranno i gestori del servizio (art. 14), iscritti in apposito elenco tenuto dal Cnipa (che verificherài requisiti soggettivi ed oggettivi inerenti ad esempio alla capacità ed esperienza tecnicoorganizzativa, alla dimestichezza con procedure e metodi per la gestione della sicurezza, alla certificazione ISO9000 del processo), a fare da garanti dell'avvenuta consegna.
  • per iscriversi nell'elenco dovranno possedere un capitale sociale minimo non inferiore a un milione di euro e presentare una polizza assicurativa contro i rischi derivanti dall'attività di gestore;
  • messaggi verranno sottoscritti automaticamente da parte dei gestori con firme elettroniche. Tali firme sono apposte su tutte le tipologie di messaggi PEC ed in particolare sulle buste di trasportoe sulle ricevute per assicurare l’integrità e l’autenticità del messaggio;
  • i tempi di conservazione: i gestori dovranno conservare traccia delle operazioni per 30 mesi;
  • i virus: i gestori sono tenuti a verificare l'eventuale presenza di virus nelle e-mail ed informare in caso positivo il mittente, bloccandone la trasmissione (art. 12);
  • le imprese, nei rapporti intercorrenti, potranno dichiarare l'esplicita volontà di accettare l'invio di PEC mediante indicazione nell'atto di iscrizione delle imprese.


Le regole tecniche

Il Decreto Ministeriale pubblicato nella G.U. del 15 novembre 2005, n. 266 contiene le “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata" (Allegato PDF) in cui tutti sono riportati i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati dalle piattaforme utilizzate per erogare il servizio. Il Cnipa effettuerà le attività di vigilanza e controllo assegnategli dalla norma e, con un apposito Centro di competenza, supporterà le PA ai fini dell'introduzione della PEC nei procedimenti amministrativi.